Organizadores de Eventos: ayudadme a ayudaros

Busco eventos técnicos para patrocinar. Si organizas uno o estás interesado en saber como se organizan y se buscan patrocinadores, este artículo te interesará

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Busco eventos técnicos para patrocinar. Si organizas un evento, o estás interesado en saber cómo se organiza o patrocina uno, por favor, sigue leyendo.

Durante mucho tiempo, nos hemos quejado de que en España apenas se celebran eventos con la calidad de los de fuera. Los posible motivos son varios, desde la escasa cultura corporativa y asociativa de nuestro país, hasta una cultura tóxica del “todo-tiene-que-ser-gratis” y el “como-se-te-pasa-siquiera-por-la-cabeza-intentar-ganar-dinero-por-tu trabajo” que nos ha llevado a situaciones esperpénticas, como ver a gente quejarse por los 30€ que costaba la entrada a… ¡un evento de 2 días con comida y fiesta incluidas!

Pero, a veces, los organizadores de eventos también deberíamos reflexionar y entonar el mea culpa. En un país donde es IMPOSIBLE cubrir el coste de organizar un evento con el dinero de las entradas, deberíamos trabajar mucho mejor la búsqueda de patrocinios. Empezando por la información que se suele enviar a los posibles patrocinadores.

[highlight]Quiero compartir con vosotros un folleto de patrocinio, algo que no suele ver el público general de un evento[/highlight], que para mí es un ejemplo de como se deberían hacer las cosas y que me ha permitido difundir el AMAZING Luca Salvini, uno de los organizadores del EVENTAZO para desarrolladores de front-endFrom the Front.

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Pero el folleto de patrocinio sólo es la guinda del pastel. [highlight]Si queremos atraer a los mejores patrocinadores, debemos proporcionarles la mayor información posible con tiempo necesario para que nos incluyan en sus presupuestos de marketing[/highlight]. Presupuestos que, en muchas ocasiones, se deciden con hasta un año de antelación.

En España -salvo honrosas excepciones, como la de los chicos de la Baruco, por ejemplo- he encontrado demasiados eventos que envían información para patrocinar eventos ¡en menos de 30 días! y eso, sin indicar siquiera datos básicos como el número de asistentes o cómo se rentabilizará la inversión del patrocinio. Así es imposible conseguir patrocinios.

Por eso, voy a intentar resumir las mejores prácticas que he ido aprendiendo para conseguir patrocinios para tu evento:

  • FECHAS. Es muy importante que la fecha de tu evento se sepa con la mayor antelación -al menos, seis meses- y, si es posible, que dicha fecha sea consistente a lo largo de los años. Porque, si una empresa ya ha patrocinado tu evento y quiere repetir, tenderá a incluir en su planificación el evento en las mismas fechas aproximadas del año que viene.
  • MARKETING. Muchos organizadores se limitan a imaginar el mejor evento para los asistentes sin pararse a pensar ni un momento en los patrocinadores, a los que ven como meros logos en la web de la conferencia. Si quieres que alguien patrocine tu evento, tenle en cuenta a la hora de organizarlo, cuídale y explícale por qué y qué gana con ello.
  • NO TE OLVIDES DE QUE ESTÁS VENDIENDO… y los procesos de venta pueden ser muuuuy largos. Algunos organizadores esperan que los patrocinadores digan sí a la primera y, si obtienen una respuesta negativa, ni siquiera te contestan. Persigue los patrocinios y, si no los consigues, agradece el tiempo que te hayan dedicado y, al menos, pide feedback para mejorar el año que viene.
  • SE FLEXIBLE. Los patrocinios Oro, Plata o Magento quedan muy bien para el mundo Pokemon, pero tienen poco que ver con la vida real. Si quieres vender más patrocinios, se flexible e imaginativo. TODO se puede patrocinar, desde una fiesta hasta el streaming.
  • EL PATROCINIO NO ACABA CON LA VENTA. Muchos organizadores creen que la venta de patrocinio se cierra con la firma del contrato, cuando eso sólo es el principio. Una vez que tengas a un patrocinador abordo, cuídale y no olvides tener al menos a una persona pendiente de sus necesidades durante todo el evento. Desde llevarles un café al stand, donde algunos pueden pasar más de ocho horas seguidas, hasta ayudarles para montar o desmontar cosas. Si tus patrocinadores no repiten en la siguiente edición de tu evento, pregúntate qué has hecho mal.
  • PRECIO. He visto conferencias con una audiencia estimada de 100 desarrolladores que piden patrocinios de 3.000€ ¿? Un patrocinio deja de ser rentable a partir de los 10€ por asistente. Y eso, en el mejor de los casos: con presencia en el escenario, streaming, acreditaciones, camisetas y demás.

El próximo martes 3 de abril, tengo una reunión para definir la estrategia general de patrocinio en España de Atlassian. Pretendemos concretar un calendario de eventos a patrocinar para el “próximo” año… teniendo en cuenta que el año fiscal de Atlassian, como en muchas compañías anglosajonas, va de julio a junio.

[highlight]Si estás pensando en organizar un evento desde julio de este año hasta junio de 2013, por favor, ponte en contacto conmigo y envíame la información de patrocinio antes del próximo martes[/highlight], bien a través de los comentarios de este artículo, o a mi dirección de correo:

[typography font=”IM Fell DW Pica” size=”40″ size_format=”px”]dbonilla@atlassian.com[/typography]