Busco eventos técnicos para patrocinar. Si organizas un evento, o estás interesado en saber cómo se organiza o patrocina uno, por favor, sigue leyendo.

Durante mucho tiempo, nos hemos quejado de que en España apenas se celebran eventos con la calidad de los de fuera. Los posible motivos son varios, desde la escasa cultura corporativa y asociativa de nuestro país, hasta una cultura tóxica del “todo-tiene-que-ser-gratis” y el “como-se-te-pasa-siquiera-por-la-cabeza-intentar-ganar-dinero-por-tu trabajo” que nos ha llevado a situaciones esperpénticas, como ver a gente quejarse por los 30€ que costaba la entrada a… ¡un evento de 2 días con comida y fiesta incluidas!

Pero, a veces, los organizadores de eventos también deberíamos reflexionar y entonar el mea culpa. En un país donde es IMPOSIBLE cubrir el coste de organizar un evento con el dinero de las entradas, deberíamos trabajar mucho mejor la búsqueda de patrocinios. Empezando por la información que se suele enviar a los posibles patrocinadores.

[highlight]Quiero compartir con vosotros un folleto de patrocinio, algo que no suele ver el público general de un evento[/highlight], que para mí es un ejemplo de como se deberían hacer las cosas y que me ha permitido difundir el AMAZING Luca Salvini, uno de los organizadores del EVENTAZO para desarrolladores de front-endFrom the Front.

Descargar (PDF, 2.05MB)

Pero el folleto de patrocinio sólo es la guinda del pastel. [highlight]Si queremos atraer a los mejores patrocinadores, debemos proporcionarles la mayor información posible con tiempo necesario para que nos incluyan en sus presupuestos de marketing[/highlight]. Presupuestos que, en muchas ocasiones, se deciden con hasta un año de antelación.

En España -salvo honrosas excepciones, como la de los chicos de la Baruco, por ejemplo- he encontrado demasiados eventos que envían información para patrocinar eventos ¡en menos de 30 días! y eso, sin indicar siquiera datos básicos como el número de asistentes o cómo se rentabilizará la inversión del patrocinio. Así es imposible conseguir patrocinios.

Por eso, voy a intentar resumir las mejores prácticas que he ido aprendiendo para conseguir patrocinios para tu evento:

  • FECHAS. Es muy importante que la fecha de tu evento se sepa con la mayor antelación -al menos, seis meses- y, si es posible, que dicha fecha sea consistente a lo largo de los años. Porque, si una empresa ya ha patrocinado tu evento y quiere repetir, tenderá a incluir en su planificación el evento en las mismas fechas aproximadas del año que viene.
  • MARKETING. Muchos organizadores se limitan a imaginar el mejor evento para los asistentes sin pararse a pensar ni un momento en los patrocinadores, a los que ven como meros logos en la web de la conferencia. Si quieres que alguien patrocine tu evento, tenle en cuenta a la hora de organizarlo, cuídale y explícale por qué y qué gana con ello.
  • NO TE OLVIDES DE QUE ESTÁS VENDIENDO… y los procesos de venta pueden ser muuuuy largos. Algunos organizadores esperan que los patrocinadores digan sí a la primera y, si obtienen una respuesta negativa, ni siquiera te contestan. Persigue los patrocinios y, si no los consigues, agradece el tiempo que te hayan dedicado y, al menos, pide feedback para mejorar el año que viene.
  • SE FLEXIBLE. Los patrocinios Oro, Plata o Magento quedan muy bien para el mundo Pokemon, pero tienen poco que ver con la vida real. Si quieres vender más patrocinios, se flexible e imaginativo. TODO se puede patrocinar, desde una fiesta hasta el streaming.
  • EL PATROCINIO NO ACABA CON LA VENTA. Muchos organizadores creen que la venta de patrocinio se cierra con la firma del contrato, cuando eso sólo es el principio. Una vez que tengas a un patrocinador abordo, cuídale y no olvides tener al menos a una persona pendiente de sus necesidades durante todo el evento. Desde llevarles un café al stand, donde algunos pueden pasar más de ocho horas seguidas, hasta ayudarles para montar o desmontar cosas. Si tus patrocinadores no repiten en la siguiente edición de tu evento, pregúntate qué has hecho mal.
  • PRECIO. He visto conferencias con una audiencia estimada de 100 desarrolladores que piden patrocinios de 3.000€ ¿? Un patrocinio deja de ser rentable a partir de los 10€ por asistente. Y eso, en el mejor de los casos: con presencia en el escenario, streaming, acreditaciones, camisetas y demás.

El próximo martes 3 de abril, tengo una reunión para definir la estrategia general de patrocinio en España de Atlassian. Pretendemos concretar un calendario de eventos a patrocinar para el “próximo” año… teniendo en cuenta que el año fiscal de Atlassian, como en muchas compañías anglosajonas, va de julio a junio.

[highlight]Si estás pensando en organizar un evento desde julio de este año hasta junio de 2013, por favor, ponte en contacto conmigo y envíame la información de patrocinio antes del próximo martes[/highlight], bien a través de los comentarios de este artículo, o a mi dirección de correo:

[typography font="IM Fell DW Pica" size="40" size_format="px"]dbonilla@atlassian.com[/typography]

 

10 comments

  1. Kinisoftware 29 marzo, 2012 at 10:20 am

    Reply

    Buenas! :)

    Cómo bien sabes, hablando por la parte de theEvnt que me corresponde, nos gustaría entrar dentro de esa planificación sobre patrocinios. Hemos tenido unos problemillas para poder cerrar la fecha de este año pero no lo queremos dejar pasar más tiempo pero seguro que entrará dentro de los márgenes que comentas.

    Te contactaremos oficialmente :P

    Abrazo crack!

    • David Bonilla 29 marzo, 2012 at 10:25 am

      Reply

      Y si puede ser ANTES del martes, mejor Kini ^_^

      Sé como está el percal en España. Sé que la mayoría de eventos dependen de sitios cedidos por organismos públicos y que por eso no pueden cerrar fechas con más antelación, pero saber con antelación cosas básicas como el sitio y la fecha es imprescindible. Sobre todo, para una compañía como Atlassian que se involucra con los patrocinios y siempre manda gente…

      • Kinisoftware 29 marzo, 2012 at 10:41 am

        Reply

        Tienes toda la razón sobre el “percal” pero, a nivel personal como organizador de eventos me refiero, tengo mucha culpa de “dejarme llevar” por esa tradición de ir pidiendo sitios cedidos por organismos públicos. Cada vez estoy más convencido de no hacerlo o, al menos, no demasiado ;)

        Hablaremos la cúpula al completo de @theEvnt para poder arrojarte más información antes del martes. Gracias por tu curro y esfuerzo!

        Abrazo!

  2. Lucas 29 marzo, 2012 at 11:21 am

    Reply

    Post PERFECTO calvorota(2). GENIAL el ejemplo de dossier de patrocinio incluido. Es una parte de los eventos que muchas veces (me incluyo) no se trabaja todo lo bien que se debería, y luego llegan los llantos…

    • David Bonilla 29 marzo, 2012 at 12:41 pm

      Reply

      En un folleto de patrocinio puedes ver muchas cosas: el amor y cariño que se le ha puesto al evento, como planifica y trabaja la organización, si han pensado mínimamente en los patrocinadores…

  3. David Castelló 29 marzo, 2012 at 1:08 pm

    Reply

    Hola,
    Como co-organizador en deSymfony.com decir que muchas veces somos “desarrolladores/informáticos organizando un evento” en lugar de “organizadores de eventos”. 
    Por otro lado, los organizadores siempre tenemos la ilusión de llevar a cabo el evento, pero es dificil planificar a 1 año vista. Normalmente no dispones de un presupuesto a gastar y de ahí creas el evento. Siempre partede de 0 euros y de ahi vas generando el evento. Eso puede ser un motivo para demorar el evento, asegurándote así un minimo de viabilidad.

    También creo que el evento no es sólo las X charlas de la agenda, sino la convivencia entre los asistentes fuera de las charlas (cervezas y comida/cenas conjuntas). Permitir que la gente haga un buen networking.

    Estoy de acuerdo en todo lo que has expuesto y me he sentido reflejado en algún punto ;)

  4. psantosl 29 marzo, 2012 at 4:42 pm

    Reply

    Y en algunas ocasiones, incluso contratando a una empresa específica… no salen cosas como las que mandas. Diseños que dan ganas de llorar son lo más habitual incluso cuando crees que lo estás haciendo bien y contratas profesionales… snif!

  5. JISF 8 abril, 2012 at 8:35 pm

    Reply

    La verdad David es que llevo un tiempo leyéndote y me encanta porque sueltas verdades como puños y no me siento tan solo. Hasta le enseño a mi novia algunas de tus frases porque son calcadas a las que yo suelo usar cuando la aburro. Hemos llegado a un punto en este país en el que es más fácil ganar dinero pidiendo en una iglesia que haciendo software. Lo reconozco, soy muy manta. Pero a veces cuando veo lo que me ha pagado Google por 100k impresiones, no puedo evitar pensar en cuanto tardaría en sacarme eso aparcando coches. Cuando oigo las quejas de la gente de algunos productos que son hasta GRATIS, me dan ganas de inflarlos a palos. O mandarlos a que busquen un peluquero que corte MAL el pelo, pero GRATIS, o a un quiropráctico, o “ponga-aquí-la-profesión-que-se-le-ocurra”.
    Cuantas veces me habré quejado de que aquí solo hay empresas de servicios y no de producto. Gracias por tus artículos. Totalmente refrescantes y que me ayudan a seguir y no mandar la profesión directamente al carajo. Espero ansiosamente los siguientes para encontrar algo de consuelo.

    • David Bonilla 8 abril, 2012 at 9:24 pm

      Reply

      Hola amigo,

      Gracias por tus palabras. No creo que sea un ejemplo de nada ni que haya hecho nada destacable todavía, pero de lo que si estoy seguro, es del amor que siento por nuestra profesión y del orgullo que tengo por los buenos profesionales que la prestigian día a día.

      Es cierto que hay cosas que me gustaría cambiar y que podemos mejorar muchas cosas. Pero en ello estamos. Ni creo que estés sólo ni creo que seas un manta :)

      Un abrazo,
      David

  6. Pingback: Eventazos | Bonillaware

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