Postmortem de la Tarugoconf

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No se puede dar por cerrado un proyecto hasta que no se ha redactado su postmortem. Mucho más si este es un evento creado para la Comunidad como la Tarugoconf, una conferencia que se celebró el pasado 16 de septiembre para celebrar los 5.000 suscriptores de la Bonilista -mi lista de correo personal- con los siguientes objetivos:

  • Agradecer a los tarugos -los seguidores más acérrimos de la Bonilista- su apoyo durante todos estos últimos cinco años y tener una excusa para juntar a “gente que hace cosas”.
  • Crear el evento al que siempre quise asistir.
  • Intentar no perder (mucho) dinero para conseguirlo.

Unos pocos días después del evento, hicimos una retrospectiva para averiguar si los habíamos cumplido. Este fue el resultado, sin anestesia ni censura alguna:

pizarra_postmortem_tarugoconf

Un mes después, con la cabeza fría y los ánimos más calmados, he decidido publicar todos los datos para que cualquiera pueda llegar a sus propias conclusiones y, ojalá, aprender de nuestros errores. Empezando por el final ¿Cuánto dinero se ganó o se perdió?

Tarugonomics: cuanto cuesta montar una Tarugoconf

Al final de la Tarugoconf compartí con todos los asistentes los números económicos de la conferencia. He ajustado los números para no tener en cuenta el IVA que pudimos desgravarnos y añadir algunos gastos que se produjeron después de celebrar el evento, pero, básicamente, son los mismos:

tarugoconf_economicsSobre el papel, no parece que la Tarugoconf fuera un mal negocio. Sin embargo, como ya advertí en la conferencia, esos números tienen trampa. No incluyen todos los gastos que realmente deberíamos haber tenido. Juanjo y Diego, por ejemplo, volaron desde EEUU pagándose ellos mismos el viaje. Tampoco tuvimos que pagar por la sala donde se celebró la conferencia ni por el personal técnico que gestionó el equipamiento audiovisual de la misma.

Y, por supuesto, los números no tienen en cuenta el “coste de oportunidad” o -hablando en plata- las horas que dedicamos a preparar y organizar el evento. Un coste que, en mi caso concreto, no es teórico sino absolutamente real. Si añadimos todos esos gastos, los números cambian completamente:

tarugoconf_real_economicsSe puede definir a la Tarugoconf como una conferencia de bolsillo, un meetup con pulpo o incluso como una reunión de amigos que se ha ido de las manos, pero desde luego, NO como un buen negocio.

Mi amigo Agustín dice que, si contabilizo el coste de oportunidad también debería tener en cuenta el retorno en forma de “marca personal”, pero como veremos más adelante… ese supuesto beneficio ha sido muy, MUY relativo.

Lo que salió bien

1. Elección de lugar

La gente de Campus Madrid se volcó con nosotros. Sólo recibimos facilidades y total colaboración por su parte. La verdad es que la propuesta de Campus es muy potente para un organizador porque te dan TODO hecho para que sólo tengas que preocuparte del contenido y la audiencia.

La elección del Café del Río para la fiesta -por encima de otras propuestas, por su proximidad al Campus- fue otro acierto. Conseguimos que prácticamente no hubiera bajas y todo el mundo disfrutará de la puesta de Sol con nosotros.

2. Ponentes / Línea Editorial

En la Tarugoconf no hubo call for papers sino que invité a los ponentes que creía que más iban a aportar a la audiencia y mejor se complementaban entre sí.

Excepto Molpe, ningún ponente eligió el tema de su charla sino que yo se lo propuse, siguiendo una línea editorial que -con mayor o menor fortuna- intentó dotar de cierta coherencia al evento. Según el feedback recibido, parece que la apuesta funcionó.

3. Ritmo

Manejamos los tiempos de las charlas y los turnos de preguntas con mano de hierro: 30 minutos de charla y 15 de preguntas. Ni uno más. Todas las presentaciones estaban montadas en un mismo ordenador así que, apenas había pausa entre charla y charla, consiguiendo un ritmo trepidante de principio a fin. En la Tarugoconf siempre estaba pasando algo.

Por cierto, reservar 15 minutos enteros para un turno de preguntas y respuestas -que en muchos eventos queda desierto- fue otra apuesta arriesgada que salió muy bien y dice mucho de la actitud de los asistentes y los ponentes del evento.

4. Comida

Sin duda la apuesta más arriesgada de todas fue traer un pulpeiro desde Galicia y ofrecer la comida en una campa que hubiera sido una ratonera en caso de que hubiera llovido, pero… triunfamos. He estado en decenas de eventos, nacionales e internacionales y en ningun lado vi un catering parecido a lo que ofrecimos. Las empanadas Milán Dopico y la Bonibeer artesana de 47 Degrees fueron la guinda del pastel.

tarugoconf_comida

5. Networking Gamificado

Todos los asistentes recibían al llegar un sobre con una tarea personalizada que implicaba interactuar con otras personas. Si cumplían la misión, dejando una prueba en Twitter con el hashtag #tarugoconf, prometimos donar 3 raciones de emergencia -suficientes para alimentar a un niño durante un día- y, si TODO EL MUNDO colaboraba, doblaríamos el donativo. Lo conseguimos, acabamos donando 900 raciones de alimentos a Unicef… y ¡la gente se quedó con ganas de más!

6. Sábado Familiar

Siempre que he ido a un evento, he echado en falta algún tipo de actividad para que los asistentes pudieran acudir con sus familias. Además, me parecía una ENORME oportunidad perdida para el networking porque ver a alguien interactuando con sus críos suele ser la mejor forma de descubrir su mejor cara. Con todo eso en mente, nos inventamos el sábado tarugo y -a las más de 50 personas que nos atrevimos a hacer algo tan marciano en España como conciliar familia y profesión- nos encantó 🙂

sabado_tarugo

Lo que no salió tan bien

1. Mesa Redonda de Medios Digitales

En un evento donde el ritmo había sido frenético hasta el momento, las intervenciones de los miembros de la mesa se hicieron demasiado largas. Y -según me comentaron algunos asistentes- mientras el resto del día se transmitió un mensaje positivo y constructivo, la mesa irradiaba pesimismo y un poco de victimismo. Si incluyes una mesa redonda en un evento, debes conseguir que esta también se empape del tono y el espíritu del mismo.

Disponer de medios de comunicación independientes y sostenibles, que puedan auditar al poder y mantener informada a la ciudadanía, me parece imprescindible en una sociedad democrática. Sin embargo, creo que no supe transmitir ese concepto a la audiencia ni tampoco gestionar los tiempos y discursos de los invitados. La culpa fue mía al 100%.

2. Escasa representación femenina

De los ocho ponentes oficiales de la Tarugoconf, dos -un 25%- eran mujeres. Desgraciadamente, el porcentaje de asistentes femeninos fue menor a pesar de que, a la hora de enviar las invitaciones, prioricé a tarugas por encima de tarugos para intentar compensar la habitual infrarrepresentación femenina en los eventos profesionales.

Después de haber reflexionado mucho sobre el tema, creo que tener más audiencia femenina no puede ser sólo una buena intención, sino uno de los objetivos principales de un evento. Y, para conseguirlo, hoy haría los siguientes cambios:

  • Redactar un correo de invitación específico para mujeres y, en el caso de que declinen la invitación, animarlas proactivamente y pedirles feedback para aprender cómo hacer el evento más atractivo para ellas.
  • Hacer que las invitaciones a mujeres sean para dos personas. Casi todo el mundo se siente más cómodo viajando acompañado. Las mujeres serán las únicas que podrán comprar entrada doble, esperando que eso incentive su asistencia.
  • Incluir un Código de Conducta que especifique que ningún comportamiento que pueda incomodar a los asistentes por su género, raza, orientación política o sexual será tolerado. Para los que nunca hemos tenido ni causado ningún problema puede resultarnos obvio y redundante. Para los que lo han sufrido, no.
  • Hacer un triple check de todos las comunicaciones, textos y materiales relacionados con el evento, para asegurarnos de que nunca sean un obstáculo para atraer a más mujeres a la conferencia.
  • Buscar proactivamente ponentes femeninas. En la Tarugoconf se invita a los mejores ponentes para la audiencia -da igual que sean hombres y mujeres o la proporción de los mismos- pero, para rebajar el sesgo masculino, ahora priorizo las charlas de mujeres en los eventos a los que asisto para descubrir “nuevos talentos”.

tarugoconf_raquel

3. Poca cafeína 

Mucha gente echó en falta un café después de la comida. También nos llegaron quejas de que, en el break de la mañana, no hubo suficiente para todos a pesar de que contratamos 160 raciones de café y bollería con la empresa que lleva el catering del Campus. Es evidente que infravaloramos lo mucho que le gusta a la gente la cafeína.

El área de café es una de las más frecuentadas en un evento, de hecho, algunos no salen de ella. Por eso, siempre hay que disponer de un buffer de café y té, por ejemplo, pidiendo a la gente que quiera ayudarte que ponga a disposición de la organización sus cafeteras Nespresso para que podamos utilizarlas durante la conferencia.

4. Subcontratación de tareas mecánicas

Candela, prácticamente, no pisó la sala de conferencias. Se pasó todo el día preparando la campa donde se celebró la comida. Jero también se perdió gran parte de las charlas. Normalmente -y por limitaciones presupuestarias- los eventos suelen resolver estas tareas con ejércitos de voluntarios.

Candela, que ha trabajado organizando eventos deportivos, prefiere resolver todo esto contratando profesionales y, la verdad, en un evento donde la demanda de entradas supera ampliamente a la oferta, sale económicamente más rentable.

tarugoconf_contro_acceso

5. Improvisación

Cometimos muchos pequeños fallos que, en su mayoría, fueron producto de las prisas y la improvisación de última hora. Desde cambiarle el nombre a Antonio Ortiz en los carteles hasta cepillarme la mitad de los slides de la charla de Diego Mariño.

Lo que poca gente sabe es que debido a uno de los años más convulsos a nivel personal y profesional de mi vida, cuatro meses antes de la celebración del evento, este no existía. No había sistema de ticketing ni charlas confirmadas. Tampoco había catering contratado, ni web… no había NADA.

Me reservo la intrahistoria de todo lo que sucedió para los tarugos de la Bonilista y los valientes que me ayudaron a montarlo todo en un tiempo record, pero la experiencia me ayudó a diseñar un marco de trabajo sobre cómo se debería preparar una conferencia como la Tarugoconf, con una fecha límite -seis meses antes de la fecha del evento- para decidir si se sigue adelante o no.

the_tarugoconf_framework

Pero, sin duda alguna, el area de mejora que más me preocupa es…

El valor aportado a la Comunidad Taruga

La Tarugoconf nació como idea hace un año para celebrar algo tan insólito como que la lista de correo personal de un tarugo como yo alcanzará los 5.000 suscriptores y agradecer su fidelidad, semana tras semana. Sobre el papel, parece que lo conseguimos:

tarugoconf_encuesta

Sin embargo, la propia naturaleza del evento -familiar y cercano- hacía IMPOSIBLE poder dar cabida a toda la gente a la que estaba dedicado. Tuve que priorizar a los lectores más asiduos, pero fallé tan miserablemente al comunicar el criterio de invitación que mucha gente acabó con la percepción de que la Tarugoconf fue un evento elitista, cuando fue todo lo contrario.

Simplemente con haber explicado que, cada semana y hasta completar aforo, recibían invitación los siguientes 50 suscriptores de la lista, priorizados por fecha de inscripción y con al menos un 60% de ratio de apertura, todo hubiera cambiado.

Si haces un evento para la Comunidad, la máxima transparencia es lo mínimo que debes exigirte.

Databox

Todas las reseñas independientes sobre el evento, creadas por los asistentes, que he podido recopilar:

Conclusión

A fecha de hoy, aún no tengo claro si quiero y debo celebrar la Tarugoconf 2017, pero estoy prácticamente seguro de que acabaré haciéndolo. Primero, porque me lo han pedido la inmensa mayoría de los asistentes a la primera edición. Segundo, por el respaldo incondicional de todo el equipo de voluntarios que la hizo posible.

Lo que sí tengo claro es cómo me gustaría que fuera la Tarugoconf 2017:

  • Mantener el tamaño. Mantener el espíritu: No creo que el concepto escale. Es IMPOSIBLE dar la misma calidad y mimo en los detalles en una conferencia de 300, 500 o 1.000 personas. No digo que no la haga algún día, pero será otra cosa, no una Tarugoconf.
  • Encargarme de la parte de content curation y delegar el resto. No es que no vaya a dedicar cien o doscientas horas al evento, es que creo que aporto mucho más dedicando esas horas a reclutar ponentes y asegurarme de que el contenido tenga la mayor calidad posible. Además, en las tareas de organización pura, Candela es mucho mejor que yo.
  • Intentar que el evento sea sostenible. Eso significa no ya ganar dinero sino al menos poder pagar tanto el recinto como el viaje de todos los ponentes para ser completamente autónomos e independientes. Se nos han ocurrido varias formas de conseguirlo. La más evidente, subir el precio de la entrada y bajar los gastos en alguna de las partidas (por ejemplo, nos gastamos 38€ por persona en la fiesta) pero también organizar talleres y cursos el día previo al evento o buscar patrocinadores de forma proactiva. Este año, sólo se vendieron patrocinios gracias al boca-oreja.
  • Crear un sistema de asignación de entradas más transparente y automatizado. Me reservaré algunas entradas para compromisos, pero quiero que la mayor parte se asignen a los suscriptores de la Bonilista con un sistema automatizado y transparente. Para conseguirlo vamos a tener que programar un sistema propio -tirando de la API de Eventbrite, Koliseo o lo que sea que utilicemos- que, antes de vender la entrada, compruebe los datos del usuario como suscriptor de la Bonilista usando la API de Mailchimp. Tendríamos que implementar algún tipo de scoring o un sistema de sorteo como el de la Filarmónica de Viena… con la salvedad de que no somos la Filarmónica de Viena, sino una panda de tarugos.
  • Crear un sistema de streaming premium para el que quiera pagarlo. Por muchos esfuerzos que hagamos, nunca podremos acoger a todos los que quieran venir. Para intentar no dejar a nadie fuera, se me ocurrió vender un ticket de streaming que permitiera a cualquiera ver las charlas en directo de alta calidad, participar en el turno de preguntas y respuestas con un backchannel específico y recibir el pack de bienvenida en casa -incluyendo la camiseta del evento- por un precio reducido. Si no lo hicimos este mismo año fue porque Jero me convenció de que NADIE iba a pagarlo… y sigue convencido de que nadie lo hará.

Gracias a todos los que habéis hecho posible que la Tarugoconf deje de ser un sueño para convertirse en una realidad. A los sponsors –IBM, 8Kdata, Space Nomads, Sixservix, Freehouse, Kairós, Ideas4All, KeepCoding, Vozelia, Autentia y 47degrees– y, sobre todo, a los voluntarios: María, Yeray, Jero, David, Abel, CarlosJavier, Matteo, Gonzalo, Cesar, Vaida, Álvaro, Candela… ¡Os quiero a todos!

tarugoconf-hasta-la-vista

  • Daniel Brandi

    Grande David, grande!!!! La verdad es que el evento me pareció una pasada y más todavia tu nivel de transparencia compartiendo los datos, lo que crees que estuvo bien y lo que no tan bien.

    Personalmente no me atrevo a pedir una TarugoConf 2017 porque apenas llego a intuir la cantidad de trabajo que hay detrás y da vértigo. Espero que te apetezca hacerlo pero si finalmente no sigue adelante, no pasa nada, siempre nos quedará el recuerdo de la única e irrepetible TarugoConf.

    En mi humilde opinión las charlas estuvieron bien, a la altura de lo esperado porque las expectativas eran muy altas, pero la comida…. la comida…. sobresaliente!!!! Como punto a incluir en una hipotética próxima TarugoConf yo incluiría algún espacio que fuera un 1 to 1 entre tu y uno de los ponentes donde, con tu desparpajo habitual, preguntaras todo que aquello que todos queremos saber y que nadie se atrave a preguntar. Ismael El-Qudsi lo hizo en Internet Es Tuyo y funcionó bastante bien.

    Un fuerte abrazo compañero!!

    • Pues, si te digo la verdad… descarte el 1 a 1, me borré de la moderación de la mesa de medios y me negué a dar una Keynote como me han pedido algunos por no acaparar (más) protagonismo… pero la verdad es que, desde que Jorge Uriarte me recordó que el objetivo fundamental de una Keynote es, como su nombre indica, establecer el “tono” del resto de las charlas, la verdad es que estoy pensando en dar la de próximo año… si hay próximo año 🙂

  • Antonio de la Torre

    Lectura apasionante, como siempre. 🙂
    Gracias!

    Por cierto, sigo pensando que habría que pensar algo para incentivar el networking y que nos conozcamos todos los asistentes un poco más. Sobre todo si sacar leads es un valor de la conferencia.
    Y también me gusta la profundidad con la que has analizado el problema de que la asistencia de mujeres a la conferencia y que cambies de opinión sobre la necesidad de un CoC. 🙂

    Saludos!

    Antonio

    • Sobre el tema del networking, no hay mucho misterio: más actividades relacionadas con el mismo y un espacio donde desarrollarlas. El resto es ponerle un poco de imaginación ^______^

      Sobre el CoC… bueno, desde luego lo que no voy a hacer es el copiar y pegar los ladrillacos que ponen otros eventos sino redactar algo original, más adaptado a nuestra realidad y sobre todo “menos marciano”, pero lo más importante que me parece que detalle es a qué personas acudir en caso de que haya algún problema, con teléfonos de contacto. Creo que eso sí puede ayudar a dar seguridad a todo el mundo.

  • reiaguilera

    Felicidades David, muy interesante y transparente. Me ha ayudado a esquematizar el polymerday.com, seguimos en contacto.

    Saludos

  • Cuenta con nuestro meteorito!

  • Siempre me encanta leer tus post sobre “conclusiones” de lo que has hecho, y la claridad con que lo expresas todo. Es estupendo encontrar personas que, no solo ven nuestro mundo como lo más normal (en vez de ir de elitistas), sino que hacen lo posible para que los demás también vean que somos gente corriente y moliente.
    No hace muchos años que te sigo, pero desde el minuto cero te he sentido como como “mi compañero de oficina”, solo que con mucho más bagaje que yo por las experiencias que has ido teniendo y, por tanto, una referencia para mí.
    Ya con 40 años es difícil que cambies, así que no temo por esa parte. Solo deseo seguir leyéndote, para seguir aprendiendo.
    Saludos gallegos desde Ourense.

    • ¡Muchas, muchas gracias por los ánimos! después de darle mucho a la pelota sobre por qué habría gente con criterio que lee lo que tiene que escribir un tarugo como yo, he llegado a la conclusión de que es por tratar las cosas con transparencia y normalidad. Unha Aperta!

  • Christian Tello Espinoza

    Hola parece que estuvo muy bueno el evento, te sigo hace años y soy de perú y te aseguro que si pagaría por un streaming del evento.

    • Aarón Sánchez

      Hace un par de años que te sigo y al igual que Christian también pagaría por un streaming si no puedo ir.

      • Hola a los dos! Gracias por el feedback.

        No hemos hecho las cuentas, pero la verdad es que haría falta un número grande de personas pagando por el streaming -alrededor de 100 personas- para no perder dinero, no ya que fuera rentable, así que lo vamos a evaluar.

        Si cobras 29,99€ pero mandas la camiseta y demás regalos, al menos te estás quitando 10-15€, con el resto habría que pagar el streaming en si. Si tenéis interés en saber lo que cuesta, aquí tenéis más info: http://www.bonillaware.com/cuanto-cuesta-streaming-eventos

        • pero hoy en día hay montones de servicios para esto que simplifica mucho la tarea. igual no es exactamente lo que quieres pero una pequeña búsqueda “event pay per view streaming video service” y te hinchas a servicios. Eso si mas caros de lo que pensaba y muchos de subscripción mensual.

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  • Yo pagaría por el streaming 😉

    • Lo acabaremos haciendo, y lo pagaréis 10 🙂

      • si lo poneis a un precio razonable seguro que mas de 10 se apuntan (11 o 12 lol). Yo por ejemplo la camiseta no la compraría….honestamente tengo montones y ya no se ni cual ponerme :S

  • Manuel Pijierro Sa

    Hola,

    enhorabuena por el trabajo realizado. Tengo varias preguntas:

    Veo que hay videoentrevistas de los ponentes pero, ¿se han grabado las ponencias?. De ser así, ¿es posible acceder a ellas?, de no ser así, ¿se puede saber el motivo?, en este último caso no es por nada en concreto, solo curiosidad.

    Gracias por toda la información que aportas siempre.
    Un saludo.

    • Hola Manuel,

      Se ha grabado video de todas la conferencia pero aún hay que editarlo para “trocearlo” por charla. Como avisamos hace tiempo ( http://www.tarugoconf.com/blog/no-streaming/ ) algunos ponentes nos rograron que no hicieramos públicas las charlas hasta que pudieran revisarlas y comprobar que sus opiniones no violan ninguno de los terminos de confidencialidad y privacidad que tienen firmados con sus empresas y/o invrsores.

      Una vez que ellos nos den el OK, claro, las publicaremos.

      Un abrazo,
      David

  • fkolopez

    En primer lugar, felicitar a David y a todo su equipo, hicieron un trabajo es-pec-ta-cu-lar.
    Yo tuve la enorme suerte de asistir a la Tarugo, fui en bus desde Granada el día antes, pidiendo horas en el curro; fue una paliza pero lo volvería a hacer con los ojos cerrados.
    Respecto a la 2017, veo un problema con la diferencia entre demanda y asientos disponibles. La solución, sobre el papel, sería el streaming, pero si tienes tantas dudas por algo será. Respect. Lo cierto es que yo, después de haber ido a la TarugoConf 2016, si me quedo sin entrada para la próxima, pagaría por el streaming sin dudarlo. Es más, podríamos pensar algunas tarugadas para que los streamers también hagan algo de networking, algo que facilite que se conozcan entre ellos, sus intereses y experiencias y que luego sea sencillo el intercambio de emails o linkedins. O que los streamers de la Tarugo2017 de una misma ciudad se junten en algún sitio para seguirla y así hacer networking local, que tiene mucho valor.
    No sé, supongo que habrá que hacer alguna encuesta detallada al respecto tarde o temprano, ¿no? 😉

    Un saludo a todos y gracias de nuevo, David.

    • +1 para lo de quedada en ciudad! no me importaria montar barcelona, puedo poner local facilmente 😉

      • Me parece MUY loco. Tanto que… ME HAN ENTRADO GANAS DE HACERLO 🙂

  • Abel ANEIROS

    Mis más sinceras felicitaciones para ti David y también para todos lo que ayudaron! No estuve en la conferenciam pero por lo que cuentas ha valido la pena. Gracias por compartir, por la sinceridad y por la transparencia que siempre te caracterizan.

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