Eventazos

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La semana pasada, Martín Perezla bestia sexy de Betanzos– lanzó una encuesta en el grupo de usuarios Scalability Spain preguntando el tipo de evento al que le gustaría asistir a la Comunidad. Martín fue bastante benevolente con los resultados. Esta vez, me va a tocar a mi hacer de poli malo.

En realidad, Martín lleva bastante tiempo barruntando la idea, desde que estuvimos discutiendo el tema en la XGN. Yo le decía que tenía y tengo muchas ganas de producir eventos pero, no cualquier tipo de eventos, sino eventazos con ponentes internacionales y cuidando al máximo todos los detalles. Si me meto en semejante lio, que por lo menos sea para hacer algo diferente.

Pero producir ese tipo de eventos cuesta dinero –bastante dinero- y no llegamos a ninguna conclusión sobre si existiría o no demanda suficiente en la comunidad local para soportar el precio de las entradas. La respuesta, a tenor de los resultados de la encuesta, es NO.

Una sesión de la Devoxx

La gente quiere un evento de lo bueno lo mejor y, de lo mejor, lo superior: con gente de Facebook, Twitter, Amazon, LinkedIn… vamos el tope de gama a nivel internacional. Pero, también quiere ver a las figuras nacionales: técnicos de Tuenti, Abiquo o al mismísimo Ricardo Galli de Menéame.

Las cuentas no salen

Sorprendentemente ¿Cuánto creéis que están dispuestos a pagar por ver a semejante constelación de estrellas? ¿1.000 euros? ¿500? ¿200? No. El 70% de los encuestados no está dispuesto a pagar nada o, como mucho, 50€. Y, así, las cuentas no salen.

Imaginemos que organizamos una conferencia sobre escalabilidad de un día, para 200 personas y conseguimos engañar a 3 primeras espadas internacionales y a 5 nacionales para que vengan gratis al evento, con gastos pagados. Ahora, empezamos a echar cuentas:

  • Gasto medio por speaker internacional (2.000€ x3): 6.000€
  • Gasto medio por speaker nacional (500€ x5): 2.500€
  • Gasto medio por voluntario (200€ x10): 2.000€
  • Alquiler de material audiovisual (micros, cámaras, proyectores): 1.000€
  • Alquiler de local para el evento: 2.000€
  • Coffee Break (2.000€ x2): 4.000€
  • Catering: 4.000€
  • Aplicaciones de apoyo (ticketing, streaming, agenda, website): 2.000€
  • Promoción y RRPP: 4.000€
  • Permisos y Seguros: 1.000€
  • Merchandising y Acreditaciones: 2.000€

Unos 30.500€ o, lo que es lo mismo, un coste de 152,5€ por persona que, por supuesto, tienes que adelantar tú de tu bolsillo.

SIEMPRE habrá alguien que discuta tal o cual partida, tiene un primo que le presta los micrófonos del SingStar o conoce una página güel con billetes baratísimos.

Las partidas están calculadas a grosso modo, no con precisión quirúrgica. Pero, os aseguro que, ni están incluidos todos los conceptos ni el presupuesto final de los que si lo están iba a variar sustancialmente.

FAQ no, fuck

Anticipándome al despellejo público, voy a responder a algunas de las preguntas de manual que estarán en la mente de todo Ministro de Economía de todo a cien:

¿n€ por el concepto X? Yo eso te lo consigo mucho mas barato

Todos sabemos comprar billetes low cost pero, esto no es tu escapada a Odense con Ryanair. Los billetes modificables, cancelables y comprados con antelación, cuestan más dinero.

Tomarte un café con porras en el bar de Lolo no te cuesta 10€ pero, como a Lolo le hagas desplazarse  con vajilla, personal y maquinaria para servir café recién hecho a 200 mastuerzos al mismo tiempo, a ver lo que te cuesta… ¿Seguimos?

¿Alquiler de local? ¡Vámonos a una universidad! ¡O al local social de mi Comunidad! ¡O al bar de mi tío!

Si, es una posibilidad, pero es muy probable que esos sitios no estén disponibles para las fechas que tu necesitas ni estén acondicionados para las necesidades de un evento: desde disponer de una WIFI decente que no se caiga en cuanto más de cinco personas se conecten a twitter, a un sitio donde Lolo pueda servir el café del que hablamos en el punto anterior.

Y las universidades -que siempre son las soluciones gratuitas o más económicas- suelen estar en las afueras de las ciudades. Muchas de ellas, con transporte público limitado durante el fin de semana. Tardar en llegar 40 minutos desde tu hotel al evento puede que sea aceptable pero, desde luego, afecta a la experiencia global.

¿Material audiovisual? ¿Para qué? ¡Que hablen alto!

Cuando tratas de convencer a algún inocente para que venga GRATIS a tu conferencia desde la lejana Wichita en Kansas, suele ayudar bastante que, al menos, grabes su charla en condiciones: con una buena calidad de video y sonido y publicándola en alguna web pública y de fácil acceso. También es crucial para que tu conferencia gane relevancia y prestigio para mejorar edición a edición

Cualquiera que tenga una mínima idea de lo que implica grabar un evento en directo sabrá el trabajo y materiales que eso supone. Hay sitios que incluyen todo ese material audiovisual en su oferta pero, desde luego, la mayoría de sitios gratuitos de los que hablábamos en el punto anterior, no.

¡No seas tan ambicioso! Haz un evento para 100 personas ¡o para 50!

Ya… el problema es que seguirá habiendo una serie de gastos fijos que no bajaran aunque sólo vayáis tú y tu abuela. Y, cuanto menos asistentes haya en el evento, menos atractivo será este para los patrocinadores… que son los que esperas que paguen lo que tu no has querido pagar con tu entrada. Así llegamos a nuestro siguiente punto: el sufrido sponsor

El sufrido sponsor

En España hay pocos sponsors porque la mayoría de las empresas siguen pensando que invertir en marketing es invitar a comer al jefazo de turno. Las pocas que buscan hacer las cosas de otra manera, patrocinan eventos como una cuestión de fe. Porque, a un sponsor no le interesa pagar poco y que vayan 100 personas, sino pagar más y que vayan 400.

El mayor coste de un sponsor no es son los 1.000, 2.000 o 4.000 jeroclos de plata necesarios para pagarle el café y las porras a Lolo, sino preparar presentaciones técnicas para el evento, desplazar personal hasta allí y llevar material promocional para apoyar el patrocinio (desde un mínimo stand,  hasta camisetas).

Esos gastos suelen ser prácticamente los mismos para 100 personas que para 300. Hacer cuentas de lo rentable que le sale a un patrocinador apoyar tu evento de bolsillo con 100 personas. El problema es que, a partir de 100 personas, los sitios gratuitos disminuyen drásticamente y los costes se disparan, así que, además de conseguir ese patrocinio… tendrás que cobrar entrada. Pero, lo vas a tener difícil porque…

Spain is different

Aquí estamos acostumbrados a que todos los eventos sean gratuitos. Lo queremos todo y lo criticamos todo pero, eso si, sin pagarlo. Recuerdo las quejas de la gente por la comida de la SpringIO después de haber pagado 20€ por la entrada, o las críticas feroces a The Event por cobrar 99€ por ¡dos días! de conferencias. Injustificado, según algunos, porque no comprendían “en que se gastan el dinero”.

Y esa es otra: ay de ti como esperes, no ya cobrar entrada sino ganar dinero organizando un evento. Serás sometido a un juicio sumarísimo y condenado, sin apelación posible, como caradura irredento. Los mismos que se quejan de lo mal que está el sector, de la cultura de cárnicas y trabajo basura, se sorprenden que quieras rentabilizar las 200 horas que le puedes dedicar a organizar un evento. Si consiguieras 5.000€ de beneficio -pobre iluso- estarías cobrando la fastuosa cantidad de… 25€ la hora, arriesgando tu dinero y, por supuesto, antes de pagar tus impuestos y seguros sociales. Un dineral.

Y no es que los Españoles seamos tontos o no sepamos hacer las cosas. Fuera, en Estados Unidos, la meca de la industria tecnológica, tienen los mismos problemas.

Os recomiendo que leaís este articulo sobre la financiación de la PyCon, la conferencia de Python más importante a nivel mundial. Los números no engañan:

  • Ingreso medio por asistente: 300$
  • Coste medio por asistente: 465$

Y estamos hablando de una conferencia con 1.380 asistentes. Aquí, si presupuestas 150€ por asistente, dicen que eres un ladrón o un incapaz. Porque ya sabeís que Spain is different y aquí, somos capaces de hacerlo todo mejor y más barato que el resto. Y una entrada de 150-200€ es CARA.

Caro… ¿comparado con que?

En Madrid al menos, la gente paga 15€ por persona -sin despeinarse- por ir al cine, tomarse 1kg de palomitas recalentadas y una Coca-Cola aguada. Tu ofreces dos días de conferencias, 12h de charlas, cafés, comida, merchandising, WIFI… y eres caro, pongas el precio que pongas.

La Devoxx cuesta 450€ por 3 días. La JavaOne, 1.595$ por 5. Pero, como tu quieras cobrar más de 50€ en España, SIEMPRE serás caro.

Yo no lloro

Por supuesto, no toda la culpa es de la Comunidad en si. Sino, también, de ponentes y organizadores.

Por un lado, la calidad media de las charlas que se ofrecen en este país son muy bajas. Y no porque técnicamente sean malas sino porque son un autentico tostón.

Si vas a hablar sobre algo, no basta con que seas un gurú en la materia, tienes que hacer que esta sea comprensible para tu audiencia. Tienes que conseguir que les haya merecido la pena pasar 50 minutos de su vida escuchándote en vez de navegando por Internet. No te presentes con 76 transparencias y des una charla improvisada mientras las lees. Prepara tu charla. Ensaya en casa y, sobre todo, intenta que sea amena. Hablar de algo técnico no tiene porque ser aburrido.

Claro, motivar a alguien para que invierta su tiempo en proporcionar una charla de calidad, GRATIS, para un auditorio de sólo 50 o 100 personas y sin que al menos le den una copia de la charla en un DVD para que le explique a su mujer porque se ha pasado una semana encerrado por las noches en el despacho trabajando es… difícil.

Por otro lado, muchos organizadores hemos sido muy cobardes. No nos hemos atrevido a montar nada con un presupuesto mínimo por miedo a perder dinero o, peor aún, al que dirán: “a lo mejor, la gente, piensa que quiero ganar dinero con mi trabajo ¡eso sería terrible!”. Así nos va.

La mayoría del comité organizador de la Apache Barcamp Spain quería cobrar entrada para asistir al evento ¡Y eso que es una Barcamp! no porque haga falta mucho dinero, sino por pura filosofía: cobrando una mínima entrada, te quitas de golpe a todo el mundo que se apunta sin ninguna intención de ir porque “es gratis” y puedes dar un café a los asistentes sin tener que mendigar un patrocinio a amigos o conocidos.

Si no lo hemos hecho, ha sido simplemente por que la Apache Foundation no lo quería así… y porque uno de los organizadores ha pagado de su bolsillo el alquiler de la Escuela de Informática pero, os aseguro que hubo MUCHO debate interno.

¿No se puede hacer nada? ¿No se pueden hacer eventazos en España? No. Se puede y, es más, algunos vamos a intentarlo. ¿Cómo? Sencillo, siguiendo los sabios consejos que he conseguido extraer a Molpe, a golpe de cerveza:

  1. Produciendo los eventos a los que a ti mismo te gustaría asistir y confiando en que a la gente le gustará también.
  2. Enfocándolo a un público europeo y de pago.

Total, si quieres traer ponentes internacionales ¡las charlas tendrán que ser en inglés! Si la Comunidad local no quiere pagar por asistir a tu evento, es muy probable que el resto de Europa si lo haga. Como demostró un revelador tweet de Tomas Lin, les sale más barato volar a España para asistir a Greach que asistir a la Grails Exchange, a tres manzanas de su casa.

Algo estamos haciendo mal cuando hemos llegado a esto. Yo quiero conferencias de calidad sin tener que tragarme 8 horas de avión para conseguirlo. Quiero poder hablar con Joel Spolsky sin tener que ir hasta Nueva York y me encantaría que Java Posse grabara un podcast en algún evento en España.

Va a ser difícil cambiar la mentalidad de asistentes, organizadores, ponentes y anunciantes. Pero difícil no es imposible ¿verdad? Habrá que intentarlo.

Bola Extra