Postmortem de la #Tarugo4

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El año pasado, el día a día de Manfred lo invadió todo y no dejó tiempo para hacerlo, pero me prometí a mí mismo que cerraríamos la #Tarugo4 -la cuarta edición de la conferencia anual para los suscriptores de la Bonilista– como se merece, con un postmortem como los que ya disfrutaron la primera y la segunda edición.

Aquí tenéis todos los datos, las lecciones aprendidas y la intrahistoria de nuestro pequeño-gran evento, por si os son de utilidad para montar el vuestro.

DATABOX

  • Empresa que gestionó el evento: Bonillaware SLU, de la que soy Administrador y único propietario.
  • Horas de trabajo/persona empleadas: alrededor de 1.000. Solo Candela, que estuvo asignada a tiempo completo desde julio, dedicó mas de 650.
  • Organización: 5 personas, proveedores externos y 18 voluntarios más durante el evento
  • Nº total de Asistentes: 700, entre asistentes, ponentes, organizadores, proveedores y patrocinadores
  • Nº de entradas Vendidas: 579
  • Ratio de satisfacción: el 96% de asistentes han declarado que volverán el año que viene.
  • Impacto en RRSS: según el análisis de Metricool, 23 MILLONES de impresiones en Twitter
  • Fotos: Solo en Twitter se compartieron más de 2.000 fotos. Nosotros seleccionamos 1.033 para nuestro álbum de Flickr
  • Pulpo: 319 raciones, para 4 personas, aunque los bárbaros mesetarios se las zampaban como si fueran individuales.
  • Raciones de churros con chocolate: 400

TARUGONOMICS

Este año se incrementaron los beneficios absolutos, pero la rentabilidad de la Tarugo disminuyó 11 puntos, casi un 40%, una bajada consecuencia en buena parte de nuestra promesa de aumentar la audiencia de 150 a casi 700 personas.

Para conseguirlo tuvimos que mudarnos de nuestra sede habitual en el Google Campus a La Nave y montar nosotros mismos una infraestructura con la que el Campus ya contaba. Solo la inversión en decoración y equipamiento audiovisual creció desde los 4.600€ en 2018 a casi 24.000€ en 2019. También es verdad que la logística que implica dar de comer a 700 personas AL MISMO TIEMPO no puede improvisarse. El año anterior nos quedó la espinita del catering -que, a pesar de gastarnos más que nunca, fue un auténtico desastre- así que este año decidimos ir sobre seguro y nos lo trajimos directamente desde Galicia, pagando casi 60.000€ (alrededor de 85€ por persona) solo en comida.

Así que podemos afirmar que el nuevo formato del evento genera más beneficios, pero también es menos rentable y -por tanto- mucho más arriesgado económicamente para nosotros, que no nos dedicamos profesionalmente a organizar eventos.

Y es arriesgado porque el precio de las entradas sigue sin cubrir, ni de lejos, el coste por asistente. Aunque conseguimos reducir algo la dependencia de los patrocinadores, su aportación sigue siendo CRUCIAL para la supervivencia del evento tal y como lo conocemos. Sin ellos, el precio de las 579 entradas vendidas tendría que haberse disparado hasta los 267€ solo para cubrir gastos.

En cualquier caso, esa rentabilidad es relativa porque los 34.000€ de «beneficios» no incluyen las donaciones a UNICEF ni tienen en cuenta el salario que dejó de percibir Candela cuando dejó su trabajo para encargarse de organizar la conferencia o las horas que dediqué yo mismo durante incontables noches y fines de semana, que superaron con mucho las que habitualmente implica el voluntariado en la organización de este tipo de eventos.

La Tarugoconf es muy especial para nosotros, pero no tiene sentido si, para que salga adelante, Candela tiene que sufrir un herpes zoster por el estrés o yo debo robarle horas al sueño -y a mis hijos- para realizar tareas en las que no soy ni mucho menos un experto como, por ejemplo, encajar con calzador la web del evento en un tema de WordPress. Por eso, este año, nuestra meta es hacer la Tarugoconf más racional y profesional -contratando personal a tiempo completo para tareas de organización desde julio y delegando más tareas en proveedores externos- lo que aumentará inevitablemente los gastos.

Eso no debe ser necesariamente un problema porque el objetivo de la Tarugoconf nunca fue maximizar los ingresos sino ser sostenible. Dar beneficios suficientes para poder organizar «el evento al que siempre nos hubiera gustado ir», mantener una infraestructura permanente todo el año -desde un trastero donde guardar piezas de decoración hasta distintos servicios online donde alojar blog, fotos o videos- y, sobre todo, poder disfrutar del evento en vez de sufrirlo. El problema es que no tengo tan claro que lo estemos consiguiendo.

Nunca debemos perder la perspectiva de que la Tarugoconf nació como una simple reunión anual para los suscriptores de la Bonilista -una fantástica excusa para reunirnos con viejos amigos y conocer otros nuevos- y así pretendemos que siga siéndolo. Así que, a nivel financiero, el reto es absorber una nueva partida denominada «organización» y comprobar si la Tarugo mantiene esa supuesta sostenibilidad.

Para conseguir esa sostenibilidad parece que lo más lógico sería aumentar el precio de las entradas -por ejemplo, de 150€ a 175€- para que el mismo se acercara más al coste real por asistente y parece que podríamos hacerlo, teniendo en cuenta el feedback de los tarugos:

El coste de las entradas de conferencias similares en el fondo y en la forma, como la IAM Weekend de Barcelona, también parece indicar que hay recorrido en nuestro precio:

Sin embargo, vamos a optar por otra estrategia distinta porque -aunque en la industria informática vivamos en una maldita burbuja- somos conscientes de que por mucho que a la gente la entrada para la Tarugoconf a 175€ pueda parecerle una ganga, eso no quiere decir que dispongan de ese dinero para gastarlo en ella. También, que más del 50% de los asistentes de la Tarugoconf vienen de fuera, con los costes de desplazamiento añadidos que eso supone. Por eso, este año:

  • Mantendremos el precio base de las entradas a 150€ y el de los talleres a 125€
  • Estamos estudiando añadir complementos opcionales a la entrada, como una segunda camiseta o un set de pegatinas exclusivas, que nos permitan subir el ticket medio.
  • Potenciaremos la figura del mecenas, empresas y particulares que quieren apoyar al evento y tienen la capacidad económica para hacerlo, tratándoles como verdaderos patrones del evento y permitiéndoles seguir el día a día de la gestión del mismo. Por ejemplo, invitándoles a participar en la retrospectiva posterior al evento.

Respecto a nuestra otra vía de ingresos, también hemos decidido mantener el precio de la mayor parte de patrocinios, sólo hemos incrementado el precio del patrocinio de tipo ‘Anfitrión’ para reflejar el valor que creemos que aportamos -camisetas, acreditaciones y hasta el logo del evento incluyen su branding- y compensar la inclusión de aún más contraprestaciones este año, pero aún así y con todo sigue teniendo un precio más bajo que patrocinios equivalentes en conferencias similares.

¿Por qué? Porque, si subieramos el precio de los patrocinios, eso podría dejar fuera a socios que nos han acompañado desde el principio y, también, porque sería hacernos trampas al solitario si realmente queremos que las entradas sean la principal fuente de financiación del evento.

LO QUE SALIÓ BIEN

Sin falsa modestia, la #Tarugo4 salió bien. Parece una obviedad, algo que se da por supuesto, pero -a veces- las cosas salen mal y durante mucho tiempo temimos que el evento fuera un desastre de tal magnitud que esta fuera su última edición.

No nos referíamos a que a la gente le gustaran más o menos las charlas, el catering o la fiesta, sino a CAGARLA con mayúsculas. Que la gente tardara una hora en poder acreditarse, que se colapsaran los baños, que no funcionara el pantallote que montamos (de hecho, el día anterior no funcionaba, pero eso es otra historia), que la wifi no soportara a 700 geekazos con 4 dispositivos cada uno, o que fuéramos incapaces de dar de comer a tanta gente al mismo tiempo. Afortunadamente, nada salió mal.

LA BROMA INTERNA CON OBK

Después de haber pinchado a lo Daft Punk y de grabar un video con el que se interactuaba en tiempo real, no sabía cómo podría sorprender a los tarugos. Durante meses estuvimos bromeando con que nos traeríamos a mi grupo favorito, OBK, a tocar al la fiesta del evento. En la keynote anunciamos que, ya que no los habíamos conseguido traer, por lo menos haríamos que sonaran en el escenario y salí a cantar con mis amigos ‘Tarugoconf’, una versión del hit ‘Revolución’ de OBK.

Podía haber sido un DESASTRE -de hecho, me quedé en blanco y tuvimos que volver a empezar-, podríamos haber hecho un ridículo espantoso, pero los tarugos entraron al trapo, nos animaron sin parar, se rieron con nosotros no solo de nosotros y sobre todo conseguimos nuestro objetivo: transmitir que a la Tarugo4 habíamos venido a aprender, a conocer gente nueva, pero sobre todo a pasárnoslo bien. Lo que la gente no esperaba es que en la fiesta del evento iba a tocar OBK, DE VERDAD. De hecho, aunque lo anuncié justo después del show inicial, mucha gente siguió pensando que era una broma… pero no lo era.

EL EQUIPAMIENTO AUDIOVISUAL

Nada hubiera sido posible si no hubiéramos contado Roldan.TV, nuestro proveedor habitual de equipamiento audiovisual y con Dani dirigiendo la realización del evento. Más allá de su habilidad para vestir el evento, su profesionalidad quedó demostrada atendiendo absolutamente todas las locuras que les pedimos (desde conexiones en directo con la feria de Essen para hablar con Jorge Barroso hasta la coordinación con los cámaras del equipo de Autentia para enfocar a los tarugos en el turno de preguntas). Hasta supieron improvisar cuando me quedé en blanco en la keynote ¡quedó tan bien que la gente pensaba que estaba ensayado!

EL CATERING

La #tarugo3 fue en la que más nos gastamos en catering y la primera en la que no lo gestionamos directamente y el resultado fue UN DESASTRE. Cuando llegamos a la terraza para comer, lo único que estaba preparado era el pulpo de Anxo, pero en cocina empezaban a trabajar en ese mismo momento para dar de comer de golpe a 150 personas. Evidentemente, no dieron abasto y la gente tuvo que esperar bastante para atrapar alguna de las raciones que salían con cuentagotas. Para gallegos militantes como nosotros, que nuestros invitados no coman bien no es un problema sino un drama.

Este año, con 700 personas, no solo no queríamos volver a fallar sino que no nos lo podíamos permitir. Mi cuñado Jose nos habló de O Fogar do Santiso, un proyecto de gastronomía responsable, más que un simple restaurante, que está intentando poner en valor y revitalizar el rural gallego.

Candela y yo nos fuimos hasta Teo para conocer en persona al equipo gestor y probar la comida y volvimos encantados con todo lo que vimos. Cultivan su propia huerta y cuidan de su propio ganado, todo 100% ecológico y sostenible. El único problema era averiguar cómo traer un catering gallego hasta Madrid, pero la respuesta nos la dieron ellos mismos: con un trailer de seis ejes.

Algunos asistentes se quejaron de que tuvieron que «esperar algo» para poder comer. En mi propia experiencia personal, más allá de la avalancha inicial, uno era atendido prácticamente al instante. Estuve atendiendo a Angel Niño -el concejal delegado del Área de Innovación y Empleo del Ayuntamiento de Madrid, que se acercó a conocer el evento porque La Nave es una instalación municipal- y cuando llegué, media hora más tarde, este fue el panorama que me encontré en el convoy de filloas.

Convoy para rellenar las filloas de todo tipo de cosas ricas.

Sinceramente, todo es mejorable -por ejemplo, la señalítica de dónde hay grifos de cerveza- pero acabamos muy contentos con la actitud y la colaboración de todo el personal de O Fogar, que fueron capaces de sobrevivir a esto:

LOS STANDS

Era la primera vez que montábamos stands de patrocinadores. Porque era la primera vez que contábamos con espacio para hacerlo, pero sobre todo porque no creemos que repartir bolis y pegatinas -confiando en que algún incauto, que se acerque por los goodies, aguante una chapa marketiniana que no le interesa- aporte valor alguno ni a asistentes ni a patrocinadores, así que trabajamos con cada patrocinador para lograr que cada stand contara una historia y aportara algo a todo el que lo visitara y creemos que lo conseguimos.

Por el feedback que nos dieron los propios patrocinadores, lo que más les sorprendió no fue la constante afluencia de gente sino la predisposición de la misma, respetuosa y con ganas de conocer y entender la propuesta de cada empresa.

LO QUE NO SALIÓ TAN BIEN

Identificamos muchas areas de mejora, MUCHÍSIMAS. Algunas achacables a nuestro desconocimiento del recinto, otras a nuestra inexperiencia gestionando eventos de este tamaño y, probablemente las más graves, directamente responsabilidad mía.

EL NETWORKING

Diseñamos un sistema de chapas y colores para ayudar a los tarugos a romper el hielo. También creamos un Networking Point para que los que hubieran acudido solos o estuvieran interesados en conocer gente pudieran hacerlo. Hasta dedicamos a dos voluntarios -Gorka y Ricardo- a facilitar esas conexiones durante las pausas, pero creo que fallamos a la hora de comunicarlo.

Mucha gente se fue del evento sin saber que su bolsa de bienvenida contenía un pequeño reto destinado a abrirse a gente nueva:

Para la #tarugo5 queremos facilitar que esas conexiones se realicen ANTES del evento y que, en el mismo, se refuercen gracias a la presencialidad, pero sobre todo tenemos que mejorar la…

GESTIÓN DE TIEMPOS

En mi obsesión por aportar valor a los asistentes, suelo ATIBORRAR el evento de contenido: keynote, 8 charlas, un concurso, un show sorpresa, reporte anual de cuentas… demasiado. El ritmo es frenético y, aunque hasta este año no se había notado demasiado porque las pausas se hacían en el mismo espacio donde se escuchaban las charlas, en esta ocasión los 30 minutos para el café apenas daban de sí. Solo en levantar y volver a sentar a 700 personas se iban 10 minutos y eso hizo que los asistentes tuvieran poco tiempo para visitar los stands de los patrocinadores y, por supuesto, hacer networking.

Para la #tarugo5, nos planteamos eliminar una charla de la agenda para así ganar al menos 15 preciosos minutos para cada pausa. Esperemos que así la gente llegue menos exhausta a la fiesta.

EL PROCESO DE ACREDITACIÓN

Tardamos una hora en acreditar a todo el mundo, alrededor de 10 personas por minuto. Me parece todo un logro, pero aun así se formaron inevitables colas:

Es un problema de difícil solución mientras me empeñe en que cada acreditación esté personalizada. En esta ocasión, además del cassette con el nombre del asistente, el lanyard era de un color diferente dependiendo de su rol (técnico, ventas, diseño, operaciones, producto…) y, por si fuera poco, había que escoger las chapitas (Star Wars/Star Trek, Con Cebolla/Sin Cebolla, Tab/Espacios) con las que mejor te identificaras.

Para la #tarugo5 nos planteamos buscar refuerzos para la acreditación o hacerla de forma más escalonada. Por ejemplo, adelantarla a la jornada previa de talleres y premiere de cine.

LA GESTIÓN DE PONENTES

Pero, sin duda, la mayor CAGADA de la #tarugo4 fue -con diferencia- la gestión de ponentes y profesores. Era mi responsabilidad y fallé miserablemente al intentar compatibilizarlo con el día a día de Manfred. Primero, con la comunicación. Por ejemplo, algunos profesores impartieron su taller sin saber siquiera cómo se remuneraba el mismo, porque se me olvidó mandarles la información inicial.

Esos mismos problemas de comunicación se multiplicaron a la hora de gestionar las charlas de los ponentes. Y es que una ponencia en la Tarugoconf es MUY peculiar, entre otras cosas porque la conferencia tiene línea editorial: se te invita a hablar de un tema en concreto con un formato concreto.

En las primeras ediciones de la conferencia tiré de amigos y gente muy cercana para completar la agenda, pero según van pasando los años he ido ampliando el círculo e invitando a gente con la que no tengo tanto contacto o que, directamente, aún no conozco. Gente que no tiene por qué conocer las peculiaridades de la Tarugoconf. Ese desconocimiento provocó más de un problema a la hora de gestionar los contenidos que aún no estaban cerrados y sufrieron modificaciones meses después de ser anunciados y a pocas semanas -incluso días- del evento.

La #tarugo4 se acercaba más y más, las charlas no se cerraban y la responsabilidad autoimpuesta de dar a los asistentes un contenido que justificara el precio de la entrada pudo conmigo y trasladé esa presión a los ponentes, con los que fui muy exigente e insistente. Espero que sepan disculparme.

Para intentar evitar estos problemas y conseguir que el proceso de concepción, redacción y diseño de las charlas de la #tarugo5 sea mucho más satisfactorio y enriquecedor para todos hemos creado una página específica en la que explicamos qué implica ser ponente en la Tarugoconf.

También, hemos redefinido el flujo de trabajo para cerrar las ponencias. En la medida de lo posible, me reuniré en persona con todos los ponentes para explicarles la especial idiosincrasia del evento, y las ponencias no se anunciarán hasta que no se definan las líneas generales de la charla y, a partir de ese punto, podamos desarrollarla de forma mucho más relajada que en ediciones anteriores.

CONCLUSIONES

Hemos demostrado que somos capaces de organizar un evento para 700 personas. Ahora tenemos que comprobar si somos capaces de organizar una Tarugoconf para 700 personas.

No debemos volver a olvidar nunca más que la Tarugoconf debe ser una celebración para todos los que participen en la misma; asistentes, ponentes, patrocinadores y -también- organizadores. Una excusa para conocer gente nueva e interesante -tanto los que aparecen encima del escenario como los que están enfrente- y una oportunidad para colaborar con gente a la que aprecias y admiras, pero con la que no trabajas en el día a día. Ni más ni menos. El resto no es más que un envoltorio bonito.

Por eso, el objetivo principal de la #tarugo5 es honrar y recuperar ese espíritu inicial. Que asistan 700, 150 o 25 personas es algo secundario. Mientras lo consigamos, habrá Tarugoconf. Mientras lo consigamos, seguiremos pensando que TODO ES POSIBLE.

Muchas gracias a Yago, Bea, Cris, Gonzalo, Gorka, Jerónimo, Jose, Juan Antonio, Marina, Ricardo, Susana, Yeray, Elena, Lucía, Nuria, Joana, Javier, Silvia, Elias, Juan, Xoel, Adolfo, Candela y a todos los patrocinadores y tarugos que lo hicisteis posible. Nos vemos en la #tarugo5 el próximo 23 de octubre de 2020.